Choisir la démarche d'amélioration gagnante
Plusieurs méthodologies d’amélioration existent et chacune d’elle a son champion. Si vous avez eu la chance d’entendre le discours d’un de ces champions, vous vous demandez probablement si la méthodologie proposée conviendrait à votre entreprise et à sa réalité ou peut-être même laquelle devez-vous choisir?
Si plusieurs méthodologies offrent leur propre coffre d’outils et de pratiques, il faut savoir que plusieurs outils sont très semblables ou sont même communs à plus d’une méthodologie. Vous n’avez donc pas à vous limiter à une méthodologie. Prendre ce qui s’applique à votre entreprise est probablement la meilleure vision à avoir. Puisque vous voulez vous assurer de maintenir les efforts dans le temps, assurez-vous de sélectionner quelques outils et pratiques en lien avec vos défis et lorsque ceux-ci changent, adaptez vos outils également. Le plus important dans toute démarche d’amélioration est de transformer votre organisation, afin que l’amélioration ne soit pas une question de projets, mais plutôt une question d’habitudes, de culture et d’efforts quotidiens.
Un tour d’horizon
Avant d’aller plus loin, voici une brève description des méthodologies d’amélioration les plus populaires, ces dernières vous permettront de mieux cerner vos possibilités. À noter, les définitions proposées ne visent pas à être le plus exact possible, mais bien à vous démontrer les ressemblances et les différences entre les approches.
Lean
Le Lean vise la réduction des gaspillages présents dans les différents processus afin d’en améliorer le flux (afin de diminuer les délais). Pour y arriver, les praticiens Lean utilisent généralement le cycle PDCA ou la roue de Deming (Plan, Do, Check, Act) pour mener à terme leurs projets. L’aspect culturel du Lean est également important, car le rôle des gestionnaires et des travailleurs est appelé à évoluer et s’éloigner du modèle traditionnel pour favoriser la présence de leader et le coaching. Le coffre à outils du Lean est bien garni et a connu plusieurs itérations dans les dernières années selon les différents domaines qui l’ont implanté (Lean service, lean manufacturing, lean startup, lean hospital, etc.).
Origine / Entreprise l’ayant rendue populaire : Toyota
Plus d’informations : www.lean.org
Six Sigma
La méthodologie Six Sigma se concentre sur la réduction de la variation au sein des processus, afin d’en améliorer la capabilité et donc la performance. Ce faisant, le but est d’atteindre un contrôle tel que seulement 3,4 défauts par millions d’opportunités sont présents. En utilisant une série d’outils, dont des outils statistiques, vous pouvez comprendre les différentes fluctuations dans vos processus et en trouver les causes. Vous pouvez alors prendre action sur les causes de variations et améliorer votre système. La méthodologie Six Sigma est basée sur l’hypothèse qu’en réduisant la variation de différents éléments le système dans sa globalité sera dans un meilleur contrôle et donc amélioré. Les praticiens Six Sigma utilisent généralement le cycle DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve et Control) pour mener à terme leurs projets.
Origine / Entreprise l’ayant rendue populaire: Motorola / GE
Plus d’informations : https://www.sixsigmadaily.com/what-is-six-sigma/
Kata
L’approche kata est inspiré de la pensée scientifique qui vise à identifier ce qu’on désire, établir une hypothèse, mener une expérimentation, valider ou infirmer notre hypothèse et continuer notre apprentissage. Cette approche sous-entend un kata d’amélioration pour l’apprenant (structure précise d’actions servant à créer une nouvelle habitude, ici l’application de la pensée scientifique dans un contexte d’amélioration) et un kata de coaching, afin que le coach offre le meilleur feedback possible à l’apprenant pour s’assurer de bien suivre le kata d’amélioration, dans le respect du seuil de connaissance de l’apprenant vis-à-vis le processus étudié.
Cette approche est particulièrement intéressante pour les gestionnaires, afin de soutenir l’organisation dans l’atteinte de sa vision et pour développer une culture d’amélioration via le développement d’une pensée scientifique. La beauté de cette approche est la facilité de compréhension (pas de terme japonais, d’acronymes incompréhensibles ou autres éléments « compliqués ») et elle permet de diminuer la résistance au changement puisque chaque expérimentation est un petit pas réalisé dans un contexte d’apprentissage et non de mise en place de solution définitive. En ce sens, l’approche kata est généralement très intéressante pour transformer le quotidien de vos gestionnaires.
Origine / Personne l’ayant rendue populaire: Mike Rother
Plus d’informations : http://www-personal.umich.edu/~mrother/Homepage.html
TWI
L’approche TWI prend origine lors des efforts de guerre de la 2e guerre mondiale. Le TWI visait à outiller le superviseur dans différents aspects de son travail pour assurer la meilleure performance possible avec des ouvriers moins expérimentés. Le TWI est surtout connu pour son « JI » (Job Instructions), mais est en fait un trio composé également du « JR » (Job Relations) et du « JM » (Job Method). Chacun de ces aspects était enseigné via les préceptes du JI à l’aide de 3 cartes pouvant ensuite servir d’aide-mémoire pour le gestionnaire. Le TWI vise à développer les 5 compétences suivantes chez un superviseur :
- Gérer son équipe et maintenir de bonnes relations
- Gérer un problème
- Préparer l’apprentissage d’un employé
- Montrer une nouvelle tâche à un employé
- Améliorer une méthode de travail
Ces éléments étant à la base de toute bonne gestion, le TWI propose des apprentissages pertinents pour les superviseurs tout permettant une intégration facile au Lean et au Kata.
Origine / Personne l’ayant rendue populaire: Département de la guerre des États-Unis (1940-1945)
Plus d’informations : https://www.twi-institute.com/fr/
Théorie des contraintes (TOC)
La TOC se concentre sur l’optimisation du système. Un système étant une série d’éléments ou de processus dépendants. L’analogie souvent faite pour expliquer la théorie des contraintes est la chaîne, un groupe de liens tous dépendants et œuvrant pour un même but. La contrainte de la chaîne étant son maillon le plus faible. Aussi la performance de la chaîne dans sa globalité est limitée par ce maillon faible. La TOC nomme ce concept un « goulot » ou une « contrainte ». La théorie des contraintes se concentre sur le goulot qui limite l’entièreté du système. Ainsi toute amélioration réalisée sur le goulot aura un impact direct sur le système global. La méthodologie TOC consiste en cinq grandes étapes : identifier la contrainte, exploiter la contrainte (on y concentre les efforts), subordonner ou limiter les différents processus selon les limitations de la contrainte (en faire plus aurait comme seul impact de créer des stocks inutiles), élever ou améliorer la contrainte et répéter ce cycle.
Origine / Entreprise l’ayant rendue populaire: Dr. Eli Goldratt (Livre : Le But)
Plus d’informations : https://www.tocinstitute.org/theory-of-constraints.html
SHAININ
Shainin© est probablement la moins connue des méthodologies d’amélioration. Il s’agit d’une méthodologie structurée visant à résoudre des problèmes techniques en utilisant un esprit statistique sans pour autant nécessiter une compréhension poussée des statistiques. Shainin utilise une approche radicalement différente afin de déterminer la cause du problème, cette approche pourrait s’appeler « Effets à Cause » contrairement au traditionnel « Causes à Effet » très utilisé en Six Sigma et même en Lean.
Ainsi, au lieu de lister différentes causes probables via des outils statistiques, des remue-méninges et tenté de valider laquelle des variables à le plus d’impact, Shainin inverse le raisonnement. La plupart des problèmes complexes impliquent des interactions de variables rendant l’analyse plus complexe. Aussi Shainin débute par trouver les BOB© (Best of Best) et les WOW© (Worst of Worst) puis à les comparer sur différents angles jusqu’à trouver où se situe les différences. Pendant cette analyse, chaque étape est divisée en variables pouvant expliquer la différence entre les BOB et les WOW. En étudiant les différences des différentes variables, on peut rapidement converger vers la cause racine, où le Red X© tel qu’appelé dans la méthodologie. La méthodologie se veut semblable au jeu Guess Who? de Hasbro dans l’esprit qu’on pose des questions de type oui/non jusqu’à ce qu’il ne reste qu’une seule personne ou que l’on trouve l’élément recherché. Une fois la cause du problème trouvé, elle est validée puis contrôlée pour régler le problème.
Origine / Entreprise l’ayant rendue populaire: NASA / GM
Plus d’informations : http://www.shainin.com/
Agile
La méthode Agile ne vise pas spécifiquement l’amélioration, mais plus le développement et/ou la gestion de projet. Agile est une approche itérative qui permet de créer plus rapidement. Plutôt que de tout miser sur un lancement majeur, une équipe Agile livre son travail par petits incréments. Les exigences, les plans et les résultats sont évalués en continu. La méthode agile est très présente dans le monde logiciel, mais certains outils se sont généralisés (ex. tableau kanban) et plusieurs concepts s’appliquent généralement bien dans le monde des services. La méthode agile est surtout intéressante dans un contexte de gestion de projet. Bien que la méthode Agile ne soit pas une méthode d’amélioration, elle propose différents outils de gestion qui peuvent être intégrés à un effort de pilotage de processus au quotidien et donc de contrôle et d’amélioration.
À garder en tête, comparer Agile avec le Lean ou d’autres méthodologies semblables n’est pas l’idéal. Si vous souhaitez réellement évaluer des approches plus comparables, nous vous recommandons de vous renseigner sur des approches de développement tel que : le Lean startup, le design thinking ou dans une certaine mesure le design for Six Sigma (DFSS), le Lean UX et les 3P.
Origine / Personne l’ayant rendue populaire: Le manifeste Agile est souvent considéré à l’origine de la méthodologie Agile. Il est le résultat d’un travail de 17 spécialistes du développement de logiciels en 2001
Plus d’informations : https://www.atlassian.com/fr/agile
Quoi retenir
Les méthodologies d’amélioration ont des traits communs, elles sont alignées sur le client, nécessitent du changement et l’engagement de la direction, se basent sur des faits, sont itératives et ultimement amènent à un changement culturel en regard avec la qualité, la résolution de problème et la prévention des problèmes. Malheureusement, tous ces éléments sont communs aux différentes méthodologies présentées. Alors la question demeure, laquelle utilisée ? Certaines sont plus adaptées pour la gestion de processus et d’autres pour la réalisation de projets. La maturité de votre organisation dans la gestion de ses processus est donc à considérer dans votre choix. L’abondance de termes spécifiques peut également parfois faire peur à certaines organisations ou on plutôt des termes ou des expressions qui sont « brulées » par de mauvaises expériences passées.
Depuis quelques années des combinaisons ont commencé à faire leur apparition. La plus connue est probablement le Lean Six Sigma, mais elle n’est pas la seule (le kata + TWI par exemple est de plus en plus populaire et adapté pour les gestionnaires et le pilotage de processus). Puisqu’une seule méthodologie ne peut pas réussir à régler tous les problèmes, une approche combinatoire est une excellente idée. La méthodologie que vous choisirez ne sera pas garante du futur de votre organisation. La décision importante est plutôt de démarrer une démarche d’amélioration structurée répondant à VOS défis. Bien entendu, si vous choisissiez la méthode la mieux alignée à vos besoins, davantage de bénéfices seront possibles.
Concentrez-vous surtout à vous améliorer, à mettre en place de nouvelles habitudes au sein de votre organisation et n’oubliez pas que selon vos besoins d’autres outils et méthodologies s’offrent à vous et ils sont peut-être mieux adaptés. En utilisant régulièrement vos outils, vos comportements commenceront à changer et une culture d’excellence commencera à s’installer, voilà la chose la plus importante à mettre en place.
Plus de détails
Chez GSS, nous développons notre approche de design collaboratif en puisant dans les outils de ces différentes méthodologies, car nous sommes que convaincus que la cocréation entre le gestionnaire, son équipe et parfois une aide-externe, est la meilleure façon d’impliquer l’ensemble des acteurs et ainsi vivre une véritable transformation.
Pour en apprendre davantage sur l’une ou l’autre de ces approches ou pour développer vos équipes dans l’utilisation de ces dernières, communiquez avec nous et nous trouverons ce qui est le plus adapté à vos défis.
