La méthode 3P
Pour que l'aménagement aide à l'amélioration au lieu d'être une contrainte
Des transformations au sein d’une organisation se traduisent généralement par un ou plusieurs nouveaux processus et aménagements. Tous ces changements importants méritent d’être bien réfléchis et de profiter de l’expertise et de l’expérience des gens concernés, afin de minimiser les risques et les irritants dès la table à dessin.
Pour vous aider à faire tout cela, il y a la méthode 3P, qui veut dire "le Processus de Préparation à la Production". Cette démarche permet de belles améliorations tant dans la création de nouveaux produits, de nouveaux processus ou même de nouveaux aménagements. Ce billet vous présentera les 3P dans un contexte de définition de nouveaux aménagements. GSS a d'ailleur eu l'opportunité de réaliser des ateliers 3P dans plusieurs établissement de santé de la province. Dans ce contexte, la méthode a été adaptée au milieu de la santé en l'appelant le processus de préparation aux services et soins de santé.
Alors qu'est ce qu'un 3P ?
Un 3P vise à intégrer simultanément le design d’un nouveau processus et l’introduction d’une nouvelle organisation de travail lors de la conception d’un aménagement. L'atelier réunit une équipe multidisciplinaire qui développe, à partir de différents scénarios et d’activités de prototypage, une solution optimisant l’expérience du client, celle des usagers et l’utilisation de l’espace.
Avec l'implication des gens terrain, portant un regard opérationnel et multidisciplinaire, les ateliers 3P permettent de :
- Raffiner et tester plusieurs modèles d'organisation de l'espace à haut niveau, en lien avec le mode de fonctionnement visé.
- Préciser et valider les liens fonctionnels internes et externes d'un projet d'infrastructure.
- Tester les flux de personnes et logistiques spécifiques à vos processus (ex. : circulation d'employés, parcours de patients et déplacement de sous-assemblages) sur les différentes options proposées pour valider le respect des requis fonctionnels et évaluer la performance.
- Identifier la solution idéale et les différentes composantes à intégrer par consensus, suite à différents tests phyisiques ou par réalité virtuelle.
Les clés d'un 3P réussi
- Tester rapidement plusieurs idées via le blocage des espaces nécessaires : les tests permettent d’apprendre beaucoup sur les fonctionnalités voulues et parfois oubliées.
- Intégrer des principes Lean dans le design (et des objectifs de performance), débutant par une gestion par chaînes de valeur et en considérant tous les éléments en lien avec la gestion des flux tant logistiques que d'informations.
- Impliquer les acteurs terrains : n’hésitez pas à inclure des clients dans la réflexion (exemple du patient partenaire dans le réseau de la santé) et les travailleurs de première ligne, afin de tirer parti au maximum de leur expérience pour raffiner les différents scénarios.
Le 3P peut être utilisé à petite échelle (ex. : réaménagement d’une ligne de production) ou selon une plus grande envergure (ex. : construction d’un nouvel hôpital). La différence réside alors simplement sur l'objectif visé, le niveau de détail et de préparation requis, et ensuite le nombre de personnes à impliquer, l’espace nécessaire et le nombre de processus à analyser. La vidéo suivante illustre le concept des 3P dans le cadre de la planification de la modernisation majeure d'un hôpital, un projet réalisé par GSS, en collaboration avec des travailleurs de la santé, des patients partenaires et des professionnels en architecture et gestion de la construction.
Comme vous le constatez, s’améliorer par petits pas est toujours pertinent, mais quand vous avez l’opportunité d'en faire des grands, il faut profiter de l’occasion !
Vous voulez en savoir plus ?
Si vous avez besoin d'aide dans la réalisation d'un 3P, n'hésitez pas à communiquer avec nous. De plus, nous vous invitons à consulter nos services de simulation, lesquels peuvent être une solution intéressante pour bâtir un prototype d'un systéme ou processus complexe, afin d'essayer plusieurs configurations possibles.
